Retningslinjer for Skrivning Politikker & procedurer

Att : Alle medarbejdere

Breaking gamle vaner eller lære nye er svært for nogle mennesker.Dette kan være en udfordring på arbejdspladsen, hvis de ansatte har gjort det samme rutine for lang tid og er ubehageligt med noget de opfatter som forstyrrelser --- eller endda trusler --- til jobsikkerhed.Deres vilje til at tilpasse sig forandringer afhænger i høj grad af, hvordan ændringer præsenteret for dem i skriftlige politikker og procedurer.

Bestemmelse Hvis ændring er nødvendig

  • En populær aksiom antyder, hvis noget ikke er brudt, behøver det ikke fastsættelse.På arbejdspladsen dog en stagnerende miljø, der klamrer sig til den gamle måde at gøre tingene "bare fordi" kommer til at sakke agterud i konkurrencen, hvis den ikke være på forkant med ideer, trends og teknologiske fremskridt, der kan hjælpe den klarer sig bedre.Disse omfatter faktorer som state-of-the-art udstyr, sammenlægning, outsourcing og endda nedskæringer for bedre at styre ressourcerne.Forud for forslag om nye politikker og procedurer, er det vigtigt

    at vurdere, hvordan disse vil direkte og indirekte gavne virksomheden, hvor lang tid det vil tage for fuldt ud at integrere dem i eksisterende drift og tankegang, hvad de foreslåede ændringer vil koste, og hvad konsekvenserne vil være, hvisvirksomheden gør noget overhovedet.

Relevans og deltagelse

  • Mennesket i alle aldre generelt ikke kan lide at vide, hvad de skal gøre, især hvis de tror de bliver beordret til at gøre noget uden en god grund.Yderligere, hvis deres udtalelser om motivet ikke er blevet bedt om på forhånd, er der en højere sandsynlighed, de vil stille op modstand, fordi de tror de beføjelser, der --- Uanset om det er forældre, ægtefæller eller chefer --- ikke respektererdem.Hvis, for eksempel, du vil have dine front office personale til at begynde at tage firma-sponsorerede spansk sprog klasser, de har brug for at se sammenhængen mellem dette nye færdigheder og deres samspil med spansktalende kundekreds, der efterfølgende vil generere mere forretning, øge virksomhedens overskudog resultere i rejser, bonusser og højere provisioner.Selvom det ikke altid praktisk eller tilrådeligt at sætte hver ny regel op til et udvalg afstemning, opsøge medarbejder feedback og ideer løbende bedre giver ledere til at forudse deres arbejdstageres reaktioner på overgangsordninger politikker og procedurer.

Delivering Message

  • Uanset om du indføre en ny politik vedrørende kontor sikkerhed eller levere undervisningsmaterialer om, hvordan til at drive et nyt stykke udstyr, skal du ikke kun beslutte, hvordan oplysningerne vil blive pakket og formidles, men også hvordan dens effektivitet vil blive målt.Hvis det er en ændring af politikken, for eksempel, er du nødt til at beslutte, om det vil være i et notat format, kommunikeres via e-mail eller adgang til fra et internt websted, at medarbejderne rutinemæssigt tjekke for virksomhedens opdateringer og meddelelser.Den metode, du vælger, afhænger af størrelsen på kontoret, at det haster med problemet og evne arbejderne til at tage ansvar.Hvis det er et procesdokument, skal du beslutte, om det tekst-only, tekst med grafik eller tekst med billeder vil være.Den fremgangsmåde, du vælger, vil være baseret på kompleksiteten af ​​opgaven og materiale samt intellektet af mål læsere.Målingen af ​​den nye politik eller procedure succes vil være kvantitativ eller kvalitativ baseret på kvartalsvise intervaller.En ny regel kan også blive afprøvet på et pilotprogram basis eller brydes i mindre segmenter til gradvist lette arbejdere ind i en anden rutine, i modsætning til en radikal ændring, der sker natten over.Eksempel: Overgangen til en "papirløse kontor" ville starte ud med arbejdere at lære at betjene scanning udstyr, reducere antallet af kopier fysisk at blive arkiveret og derefter fjerne arkivskabe helt.

Konsekvenser

  • Når du annoncere en ny politik, der "Afslappet fredag" bliver annulleret for at polere virksomhedens image, din forventning er, at medarbejdere vil se mere professionel den næste fredag ​​du ser dem.Hvis de stadig er dressing henkastet, men det er enten et produkt af deres simpelthen glemmer den nye politik trådte i kraft (undertiden indlæringskurven kan være langsom) eller en forsætlig beslutning fra deres side at ignorere det.Hvis din skriftlig politik undlader at omfatte enhver omtale af, hvordan den nye regel vil blive håndhævet, det vil være svært at få nogen til at tage det alvorligt.Ved udarbejdelsen en sektion relevant for konsekvenser, er det vigtigt, at du gennemgår sproget med en rep fra HR og / eller en advokat for at sikre, at (1) disciplinen er relevant, (2) den disciplin er i overensstemmelse med arbejdskraft union love, (3) sproget er klar og let at forstå og (4) disciplinen er rimeligt og vil ikke forstyrre strømmen af ​​arbejdet.For eksempel kan en medarbejder være glad for at læse, at "enhver, der overtræder fredag ​​dress kode vil blive sendt hjem straks at ændre" (især hvis at komme ud af arbejde for en time eller to var præcis, hvad han ønskede alligevel).

Ressourcer

  • beskæftigelsespolitikker: Grundlæggende Issues
  • Set Up beskæftigelsespolitik for din virksomhed
  • hvordan man skriver en politik Manuel
943
0
1