Hvordan kan man foretage en Projektering møde

undlade at korrekt køre din planlægningsmøde projekt kan føre til misforståelser, ineffektivitet og frustrerede deltagere.Bruge de rigtige teknikker, og du vil give et effektivt forum for planlægning samt en positiv oplevelse.

hvad du har brug

  • Skriftlig dagsorden Ur eller se whiteboard og markører Projektor (valgfrit) Sticky noter og kuglepenne (valgfrit) Stor papir pad (ekstraudstyr)

Vær forberedt

  1. Planlæg møde, når de vigtigste interessenter kan deltage.Dette omfatter projektet sponsor eller mester, projektleder og enhver, hvis input eller godkendelse er nødvendig for beslutninger, der skal foretages på mødet.

  2. Opret og distribuere dagsordenen inden mødet.Din dagsorden bør præcisere formålet med mødet, forventede resultater og tid afsat til hver del af mødet.Medtag hvad der allerede er kendt om projektets formål, budget, tid-line og roller.Brug din første møde for at få klarhed om projektets omfang og roller så godt.

  3. Etablere roller for mødet og tildele deltagerne til disse rol

    ler.Facilitatoren sikrer diskussionen forbliver på emnet, og at alle deltagere har en stemme.Tidtageren holder gruppen om tidsplanen fastlagt af dagsordenen, og noten taker sporer beslutninger og de vigtige diskussionspunkter.

  4. planlægge at have alle de værktøjer, du behøver let tilgængelige på mødet placering.Du vil sikkert gerne bruge et whiteboard og whiteboardpenne eller en stor hvid pude og regelmæssige markører.Hvis du gør brainstorming øvelser, bringe små klistrede puder og kuglepenne for deltagerne.En projektor og bærbar computer er nødvendige for at vise PowerPoint-præsentationer og lignende skærme.

foretage din Møde

  1. Start mødet med at minde deltagerne dagsordenen og roller og etablere regler for magtanvendelse.Som et minimum bør gruppen enige om at være respekt for andres meninger og for at minimere distraktioner såsom mobiltelefoner og side samtaler.

  2. Følg dagsordenen og komme videre, når en beslutning er blevet gjort.Hvis der er behov for yderligere oplysninger, før en afgørelse kan træffes, tildele handlingen element til den relevante person, og præcisere, hvornår og hvordan de skal rapportere tilbage.

  3. før slutter mødet, opsummere de vigtigste beslutninger og handlingspunkter.Planlæg det næste møde, og, i det omfang det er muligt, er enige om målene for det næste møde.

  4. Efter mødet, straks distribuere møde noter til deltagerne og andre interessenter, og minde alle om deres handlingspunkter og forfaldsdatoer.

Tips & amp;Advarsler

  • Hvis det er muligt, har de note taker tage noter på en bærbar computer med skærmen projiceres for alle at se.Denne måde nogen uenighed om, hvordan beslutninger og andre oplysninger er fanget, kan blive ryddet op på stedet.

Ressourcer

  • Projekt Indledning
Kategori: Projektledelse
5
0
0