Sådan Plan et konferenceopkald

Planlæg et konferenceopkald

i virksomhedernes verden, møder er en vital del af kommunikationen.En måde at gennemføre møder, hvor deltagerne kan være i forskellige kontorer, eller endda forskellige dele af verden, er ved at planlægge en konference.Selvom konferenceopkald kan være en praktisk måde at kommunikere, er der et par trin, du skal tage for at planlægge en succes.Følg disse tips til at planlægge en konference.

Instruktioner

  1. Beslut dig for en dato og tid for din konference opkald.Vær sikker på at tage nogen deltagere, der bor i forskellige tidszoner i betragtning, når man planlægger tiden.Du ønsker ikke at planlægge en telefonkonference for en tid, før eller efter dine kolleger vil normalt være på kontoret.

  2. Sørge for et konferenceopkald nummer fra din virksomheds konferencecenter, eller kontakte en online udbyder, der letter konferenceopkald.Dette indebærer ofte at oprette og konto og betale et mindre gebyr, men det er en praktisk mulighed, hvis din virksomhed ikke tilbyder videokonferencer.

  3. Forbered en mødeindkaldelse med nærmere oplysninger om dato, klokkeslæt og foreslåede emne.Dette skal sendes via e-mail for konferenceopkald deltagere flere uger før tid til at give dem rigelig tid til at imødekomme din konferenceopkald.Vær sikker på at omfatte specifikke instrukser opkald og eventuelle PIN-numre deltagerne bliver nødt til at få adgang til opkaldet.

  4. Opret en dagsorden for konferencen.Din dagsorden bør dække hvad du gerne vil telekonferencen at opnå, hvad leverancer vil være påkrævet efter opkaldet, og hvor deltagerne vil være ansvarlig for de næste skridt.

  5. Send dagsordenen og eventuelle supplerende oplysninger deltagerne bliver nødt til at gennemgå flere dage, inden samtalen.Du kan omfatte regneark eller rapporter, der giver baggrund for det emne, du planlægger at tage fat.

  6. Opfølgning personligt med eventuelle deltagere, du ikke har modtaget bekræftelse fra dagen før konferencen.Et telefonopkald er bedst i dette tilfælde, da deltageren ikke kan have modtaget din e-mail med mødeindkaldelsen.

Ressourcer

  • Planlæg en telefonkonference online
Kategori: Projektledelse
413
0
1