Sådan Organiser dit kontor Arbejdsbyrde

Tag kontrol over dit kontor arbejdsbyrde før det tager kontrol over dig. Jupiterimages / liquidlibrary / Getty Images

Alle kan sætte pris synet af en travl, højt niveau udøvende, siddende bag et stort skrivebord uden så meget som et stykke papir - endsige en speckstøv - i sigte.Optrædener dementere virkelighed, for det udøvende er nok lige så travlt som du er, men han har fundet en måde at organisere sit kontor arbejdsbyrde.Du kan også så længe du udvikle et system, der virker for dig.Dette kan betyde at ansætte nogle "prøvede og sande" teknikker, mens afskedige andre.Ligesom der på højt niveau udøvende, så husk at du er ansvarlig, og at det påhviler dig at tage kontrol over din arbejdsbyrde, før det griber kontrollen over dig.

Instruktioner

  1. Etablere et registreringssystem - elektronisk og papir - så du hurtigt kan undvære oplysninger, når du er færdig med at gennemgå det.Mange erhvervsfolk er "master-stablere," hvilket betyder, at de har tendens til at ophobe bunker af papir, der i sidste ende overvælde dem.Foretag en forpligtelse til at arbejde på et projek

    t, og så, når du er færdig, straks indsende det væk.For sagsakter, etablere en farvekodet filsystem, med hver farve angiver en meddelelse meningsfuldt for dig.For eksempel gennemføre en trefarvet hierarki system, hvor grøn betyder "høj prioritet" gule midler "moderat prioritet" og røde betyder "lav prioritet. Eller for at reducere antallet af filer på dit skrivebord, skal du bruge et to-farvesystemFølg. den samme logik til at skabe et edb-register.

  2. Opret en daglig to-do liste og holde det med dig på alle tidspunkter for at holde dig fokuseret og på sporet. Kryds off opgaver, som du fuldføre dem. Ligeledes holderen kalender med dig på alle tidspunkter, krydsreferencer de to som nødvendigt. Gennemgå din to-do liste i slutningen af ​​hver dag, og i begyndelsen af ​​hver ny dag til at cementere dine daglige pligter i dit sind.

  3. Etablere tidgrænser og frister for hver af disse opgaver, at være optimistisk, men også realistiske. Vær især på vagt om den tid, du tild til læsning og besvarelse af e-mails, da det er utroligt nemt at få suget ind i tidskrævende "email vortex." Tag dine-mails med "høj prioritet" meddelelser til at fokusere din indsats - og derefter beslutte, om ikke at reagere i overensstemmelse hermed.

  4. Begynd telefonopkald og møder med et skøn over deres varighed - og derefter se uret og holde sig til planen.Folk vil respektere din disciplin, hvis du siger noget i retning af: ". Da jeg ved, at vi alle er travlt, så lad os gøre vores bedste for at holde denne telefon opkald eller møde til 30 minutter"

    Dit mål er et ryddeligt skrivebord i slutningen af ​​hver arbejdsdag .
  5. sætte grænser for kolleger, der kan forsøge at fange dig i en længere frokost eller en langvarig samtale om deres frygtelige blind date aftenen før.Mens nogle sociale interaktion er vigtig for at opbygge relationer mellem kolleger, passe på, at det ikke løber løbsk og smide en curveball ind i din ellers velstruktureret hverdag.

  6. Genoverveje multitasking.Du tror måske, at tale i telefon, skrive en e-mail og gennemgå et forslag marketing gør dig til en super medarbejder, men i virkeligheden, kan du blive sprede din opmærksomhed og er i stedet at være kontraproduktivt.Hvis du skal, tvinge dig selv til at fokusere din opmærksomhed på én opgave ad gangen og sammenligne resultaterne til multitasking tilstand for at organisere din arbejdsbyrde.

  7. Vurdere din nuværende arbejdsbyrde, før de går til at påtage sig nye ansvarsområder.Selvom mange medarbejdere antage, at de bør intensivere og aldrig sige nej til sådanne anmodninger, nøje overveje, om du har tid til at udføre de opgaver, og hvis de kan udføres i henhold til dine egne høje standarder.

  8. Rådfør dig med din vejleder for at sikre, at du er på rette spor med din plan at organisere dit kontor arbejdsbyrde.Gennemgå din "handlingsplan", og bede om feedback.

    Overvej muligheden for, at multitasking er stærkt overvurderet .

Tips & amp;Advarsler

  • Tag pauser.Det er et faktum, at folk er mere produktive, når de tager pauser.
Kategori: Projektledelse
727
0
3