Sådan Plan en konvention

Planlægning af en konvention kræver ofte input fra flere udvalg. Terry Vine / Blend Images / Getty Images

Planlægning en vellykket konventionen kræver at kende de big-billede strategiske mål værtsorganisationen før arbejdet påbegyndes om grundlæggende møde logistik.Brug dine strategiske mål, kan du effektivt planlægge, hvordan at tiltrække de deltagere, du ønsker, vælge den rigtige mødested, udvælge de bedste talere og udvikle de mest attraktive faciliteter og aktiviteter.

Definer din strategiske mål

  • En organisations mål for en konvention er ikke altid det samme som konventionen deltagerens mål.Lær organisationens grunde til vært for konventionen.Det kan være at tiltrække og fastholde medlemmer, generere overskud, give bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer med en ferie frynsegode eller generere medieomtale for organisationen.

Indstil din taktiske plan

  • Når du kender dine strategiske mål, indstille dine taktiske mål for at nå dem.Disse kan omfatte valg af seminarer og højttalere til at tiltrække bestemte deltageren typer, der har et fiskalt me

    sse, tilføjer ægtefælle aktiviteter for at øge fremmøde, organisere sociale funktioner såsom en golfturnering eller flodkrydstogt, med et awards banket eller gennemføre en årlig afstemningmedlemskabet.Din marketingplan bør omfatte reklame, public relations, reklame og sociale medier strategier til fremme konventionen.

Planlæg Budget

  • Bestem organisationens finansielle mål for konventionen, og se dine numre.Du kan være begrænset til et bestemt budget, hvis konventionen er en udgift.Organisationen kan have en fortjeneste mål, eller du kan få lov til at bruge baseret på dine forventede indtægter.Opret fremskrivninger baseret på optimistiske og konservative registrerings- og sponsorering indtægter.

Outline din dagsorden

  • Dernæst planlægge din begivenhed dagsorden.Vælg din date, spillested og aktiviteter.Mange konventioner har et tema, der forklarer begivenhedens overordnede formål og bidrager til at tiltrække deltagere.Du skal muligvis anmode input om datoer og potentielle placeringer fra din bestyrelse eller deltagere og gennemføre besøg til flere steder, før du vælger en.Gennemgå oplysninger om tidligere konventioner for at lære om spillesteder, fremmøde, finansielle resultater og deltager og sponsor feedback.Opret en kalender, der starter med deltager indtjekning og skitserer hver dags tidsplan.

Research logistiske behov

  • Begynd at kontakte spillesteder, højttalere, cateringvirksomheder, underholdningsmuligheder, audiovisuelle virksomheder, printere og rejseselskaber.Bestem, hvordan man håndterer marketing, registreringer, sponsorater, badges, check-ins, messearrangør kabiner, gaveposer, program bøger og websider.Send anmodninger om forslag til eksterne leverandører som feriesteder, cateringvirksomheder, golfbaner og rejsebureauer.Sammensæt dit ønskede leverandør liste og omkostninger.

Skriv et forslag

  • Forbered et dokument, der viser dit bord eller konvention hold din plan for konventionen.Medtag din forståelse af organisationens mål, og hvordan du planlægger at opfylde disse mål.Giv en dagsorden af ​​begivenheden med en detaljeret daglige tidsplan.Præsentere en komplet budget.Forklar, hvorfor du valgte de tema, placering, seminar emner, højttalere og sociale aktiviteter.Begrund dit fremmøde, regning og indtægter fremskrivninger baseret på din forskning.

Kategori: Projektledelse
514
0
1