Sådan Forbered dig på en Project møde

En projektleder holder møder med internt projekt teammedlemmer regelmæssigt for at drøfte sine igangværende projekter.Derudover kan en projektleder lette møder med projektets interessenter, direktionen og kunder til at sparke fra et projekt og kan holde løbende møder for at give opdateringer om hendes projekter og besvare spørgsmål om tidsplaner og budgetter.Forberedelse til hvert projektmøde er nøglen i at gøre gavnlige brug af både din tid, og at de mødedeltagere.

hvad du har brug

  • pen og papir

Instruktioner

  1. Inviter de relevante personer til projektet møde.Bestem de mål, du har brug for at udrette på mødet bygger på de inviterede.Hvis møde med projekt teammedlemmer kan du sætte mål for at opnå statusopdateringer, løse interne problemer, og som har teamets medlemmer dele oplysninger med hinanden om projektet.Hvis møde med projektets interessenter, ledere og kunder, dit mål er at kunne levere generelle milestone opdateringer og besvare spørgsmål.

  2. hverve emner på dagsordenen fra de

    inviterede flere dage før mødet.Snarere end dodging en overraskelse kurve bolden på mødet, bede om spørgsmål og diskussionsemner fra dem der er forbundet med projektet.Dette vil give dig tid til at forberede og invitere andre, som kan støtte dig på mødet.Forudse, hvad inviterede gerne vil høre og diskutere om projektet.For eksempel, hvis du kender kunderne ønsker at diskutere marketingmateriale, få opdateringer fra din kommunikationsafdeling og invitere en repræsentant til mødet.

  3. Opret et formelt projektmøde dagsorden.Liste mødedetaljerne såsom møde navn, dato, tid, sted og telekonference nummer øverst på siden.Emner List dagsorden såsom status for projektets milepæle;status af funktionelle forretningsområder som IT, marketing, juridiske og andre relevante afdelinger;projektets budget;næste skridt;og eventuelle emner foreslået til dig af andre.

  4. Send alle inviterede en elektronisk mødeindkaldelse og dagsorden.Medtag en projektplan eller statusrapport til at ledsage din diskussion om status og tidslinje.Sende invitationen så tidligt som muligt og følge op med dagsordenen og vedhæftede filer mindst en til to dage før mødet.Dette vil give dine inviterede til at gennemgå dokumenterne og forberede sig på forhånd.

  5. Tjek på at møde logistik såsom konference værelsesreservationer og plads setup flere dage forud for mødet.Test din konference opkaldsnummer og web møde logins, hvad der er relevant, for at sikre, at de arbejder og er nemme at få adgang.Da deltagerne sandsynligvis arbejder på flere opgaver, du ikke ønsker at spilde nogens tid med defekte telefonnumre og web-links.

Tips & amp;Advarsler

  • Det er en god idé at distribuere en kopi af dagsordenen for alle, der deltager før mødet starter.
  • Mange projektledere udarbejder et skilt i ark, som de distribuerer i begyndelsen af ​​mødet til at dokumentere der deltog.
  • Når projekterne har en formel projektplan Kommunikationsudvalget Sub-planen vil omfatte specifikke oplysninger om, hvad projektmøder vil finde sted og kan også indeholde oplysninger om, hvem vil deltage.
Kategori: Projektledelse
728
0
0