Sådan Svar på en Business E-mail

crafting Omhyggeligt et svar til en business e-mail - hvad enten fra en klient, udsigt, chef eller kollega - kan gøre hele forskellen i at sikre den ønskede reaktion og respons.

Trin 1: Forstå Writer

se nøje på, hvem der skrev e-mail, da dette spiller en rolle i niveau af formalitet du bruger til at reagere.For eksempel foreslår e-mail etikette ekspert Lindsay Pollak reagere på en e-mail, der bruger en formel sprog ved at bruge samme formel og høflig sprog.Hvis afsenderen benytter en uformel tone, skal du bruge en mere afslappet tone, men holde det professionelt.

Trin 2: bestemme udfaldet

Figur ud af, hvad handling, du vil læseren til at tage når du reagerer.For eksempel, hvis du sender et svar på en udsigt, du vil have dem til at købe.Men hvis du sender et svar til din chef, du vil have hende til at tro, du er professionel og i stand.Svar på folk om kundeservice bør resultere i en glad kunde, der føler sine behov blev opfyldt.

Tip

  • Vent, indtil du har stilnet ned for at reagere

    på en kontroversiel email.

Trin 3: Beskriv Outcome i Sætning 1

Brug første punktum dit svar til beskrive, hvad du ønsker at opnå , foreslår Geoffrey James, en medvirkende redaktør på Inc. For eksempel, hvisen kunde sender en e-mail med en klage, skal du bruge din første sætning til at sige, at du ønsker at løse problemet, så kunden føler sig glade og tilfredse med købet.

Trin 4: Lav dine point

Nu er det tid til at forklare, hvordan du planlægger at gøre din første sætning ske.Brug små stykker at gøre dine point.James anbefaler at bruge beviser til at bakke op de ideer, du beskriver i dit svar.Afhængigt af emnet og handling er nødvendig, kan beviser være så simpelt som at påpege et faktum eller så omfattende som at give flere detaljer specifikke til emnet.For eksempel, hvis din chef spørger, hvorfor du ønsker en udgift godkendt, give en kendsgerning eller to om, hvordan godkendelse af regning vil gavne den afdeling eller virksomhed i almindelighed.

Trin 5: Giv en opfordring til handling

Brug din sidste sætning til gentage, hvad du ønsker læseren til at gøre næste .Denne sætning bør gå hånd i hånd med din indledende afsnit.For eksempel, for at gøre din kunde glad, forklare det trin, du er villig til at tage for at løse problemet.

Trin 6: Log Off

Brug til sidst sign-off ord , såsom "bedste" eller "Tak", så modtageren ved, at de har nået slutningen af ​​e-mailen, foreslår Forbes personale, forfatter SusanAdams.Tilføj dit navn, og inkludere din virksomhed signatur i alle e-mails.Signaturen skal indeholde dit fulde navn, firmanavn og kontaktoplysninger, herunder telefonnummer og hjemmeside adresse.

Tip

  • Korrekturlæst og stave tjekke din e-mail, før der trykkes på knappen "send".Ellers kan fejltagelser gøre dig se sjusket og uprofessionelt.

538
0
0