Sådan Udkast Business Letters

En modtager bør være i stand til hurtigt at scanne din virksomhed brev til de oplysninger, hun har brug for . Comstock Images / Comstock / Getty Images

virksomheder breve skal være præcise, kortfattede og fejlfrit.Det gamle business ordsprog "tid er penge" rammende beskriver business skriftligt: ​​Jo mere tid folk tilbringer læse og forstå virksomhedens kommunikation, jo mindre tid, de har til at tjene penge.I erhvervslivet korrespondance, gennemsigtighed lig effektivitet.Betydningen af ​​en sætning bør blive klar som en person læser det;genlæse affald tid.Sikre klarhed, koncis og organisation ved udarbejdelsen din virksomheds breve, før du skriver dem.

Instruktioner

  1. notere ned egenskaber din målgruppe.Hvem din målgruppe er påvirker tonen, stil, længde og diktion af din virksomhed brev.Hvis modtageren fungerer på samme felt som dig, kan du trygt bruge udtryk specifikke for din linje i arbejde, vel vidende at han vil forstå.Hvis brevet er til en klient, men undgå teknisk ordforråd ukendte for ham.

  2. Skriv ned behovene i din målgruppe.Du kan konstruere din virksomhed brev en af ​​to måder, med en

    direkte tilgang eller en indirekte tilgang, ifølge "A Concise Guide til Teknisk meddelelse."Skriv fleste business breve så direkte som muligt;hvis en person kræver specifikationer eller instruktioner, en direkte tilgang er egnet.Men hvis du formidle dårlige nyheder, en indirekte tilgang er mere hensigtsmæssig.For eksempel, hvis du informere en kunde, vil du blive hæve gebyrer, lade en medarbejder gå eller nægte en medarbejder et raise, overveje den indirekte tilgang, hvilket sparer de dårlige nyheder til det sidste, efter at du har oprettet din sag.Dette lader modtageren forsigtigt ned.

  3. Bestem tonen i dit brev baseret på dit publikums behov.Hvis læseren søger et pristilbud, kan du skrive faktuelt og effektivt.Hvis modtageren forventer en undskyldning, skal din tone være beklageligt, uden at lyde uoprigtig.

  4. Organiser rækkefølgen af ​​oplysninger, der skal gå i brevet, og udforme en klar emne sætning, der angiver formålet med brevet.Placer emne sætninger i dårlige nyhedsbreve tættere på slutningen.I alle andre bogstaver, få ret til det punkt.

  5. liste oplysningerne til følge og opdele i stykker.

822
0
1