Sådan Set Up Konferenceopkald

Konferenceopkald giver en bekvem løsning for at få dit team sammen for at diskutere et projekt, modtager opdaterede oplysninger, og få konsensus.Mange virksomheder har indgået aftale konference servicevirksomheder, og disse selskaber kan levere dedikerede telefonnumre og adgangskoder for personale, sammen med en web hjælpeprogram, tidsplaner og meddeler telekonference møder.En tildelt telekonference nummer giver fleksibilitet i at holde konferenceopkald til enhver tid, og opfylder meddelelser kan blive e-mailes til deltagerne.Budget eller frie konferenceopkald tjenester til små virksomheder tildeler en telekonference nummer på tidspunktet for planlægning, så planlægger et møde online kræver minimal planlægning.

hvad du har brug

  • Konferenceopkald konto

Dedikeret Conference Linje

  1. Åbn en ny e-mail eller en mødeindkaldelse (hvis din e-mailansøgning har denne funktion, som Microsoft Outlook).Skriv deltagerne e-mail-adresser i eller afsnittet "At" "Deltagere".Indtast emnet for mødet i "Emn

    e" linje.

  2. Skriv følgende oplysninger i selve e-mail eller bruge de automatiske felter i mødeindkaldelsen:
    Møde dato
    Møde starttidspunkt (inkluderer tidszone)
    Meeting sluttid (inkluderer tidszone)
    Call-i antal (din dedikerede konference telefonnummer)
    Conference kode (hvis relevant, for deltagerne at få adgang til konferencen)

  3. Open mødeindkaldelsen planlægning afsnittet og bruge drop-down menuen ved siden af ​​hver deltager til at udpege, om de er nødvendigeeller valgfrie deltagere (de fleste programmer har deltagere misligholdt efter behov).Hvis skemaer er tilgængelige online, skal du kontrollere, at dine krævede deltagere er tilgængelige under den ønskede tidsramme og dato.

  4. Vedhæft en dagsorden eller mødemateriale ved at klikke på "Attachment" knappen på din e-mail-værktøjslinjen.Hvis det ønskes, skal du skrive en besked i kroppen af ​​din e-mail, efter telekonferencen detaljer.Klik på knappen "Send" for at sende dit møde varsel.

Planlæg et konferenceopkald Brug af Web Utility

  1. Log ind på din konference tjeneste-konto, som Premiere Conferencing, Go To Møde eller Gratis konference.

  2. Klik på "Schedule konferencen" valgmulighed.Vælg dit møde dato, starttidspunkt og sluttidspunkt (eller varighed), og det forventede antal deltagere.Indtast emnet for dit møde i "Emne" feltet.Vælg den type konferenceopkald ved at klikke på "Toll-fri konference" eller "direkte opkald konference" valgmulighed.

  3. Anmeldelse nøjagtigheden af ​​oplysningerne, og klik på "Schedule" knappen.Udskriv bekræftelsessiden til konference opkald detaljer, eller gemme oplysningerne til din computer.

  4. Klik på indstillingen for at sende en e-mail-meddelelse til dine deltagere.Skriv deltagerne navne og e-mail-adresser i de relevante felter.Klik på knappen "Send" for at sende en meddelelse til dine deltagere med dial-in instruktioner og en bekræftelse til din e-mail-adresse.

Tips & amp;Advarsler

  • Spørg deltagerne til at bekræfte, at de vil deltage i telekonferencen - de kan svare tilbage bekræftende til din e-mail eller klik på knappen "Accepter" i din mødeindkaldelse meddelelse.Send en påmindelse e-mail og eventuelle supplerende oplysninger dagen før mødet.Når du planlægger et konferenceopkald ved hjælp af web-værktøj, forlænge eller sluttidspunkt og tildele en eller to flere deltagere end planlagt, at give dig selv fleksibilitet.Konferencen service vil normalt opkræve du kun for det antal deltagere, og det faktiske antal minutter brugt.
  • undgå forvirring ved at kontrollere mødedetaljerne før du sender din anmeldelse.Nogle e-mail-programmer logge alle mødeindkaldelser i kalenderen, og der tilsættes modstridende eller opdaterede møder (ikke erstatte den forældede aftale).
Kategori: Projektledelse
935
0
0